1. DUUR EN VASTGELEGDE DATUM VAN PETSOTIC EXPO
De verantwoordelijke van het evenement behoudt zich het recht de datum en de duur van het evenement te verplaatsen, te verkorten of verlengen of uit te stellen (met een maximale tijd van 14 maanden) zonder dat de ingeschreven deelnemers een schadevergoeding kunnen eisen. Indien deze deelnemers niet aanwezig kunnen zijn op de nieuwe datum, wordt maximaal de helft van het aangeworven standgeld terugbetaald. Wanneer het evenement, om welke reden dan ook, helemaal niet kan doorgaan binnen 14 maanden na de huidige datum (7 september 2014), wordt het standgeld geretourneerd.

 

2. BETALING VAN DE TE HUREN STAND
Betaling gebeurt vanaf ontvangst van de gepersonaliseerde factuur, uitgereikt door Petsotic Expo, en is mogelijk tot de daarop vermeldde einddatum. Wordt er in deze periode geen betaling verricht, wordt uw inschrijving als ongedaan aanschouwd. Bij een tekort aan ruimte in de zaal kan deze deelnemer geen plaats meer opeisen, ook niet bij een onbesproken betaling na de vervaldatum van de factuur.
Wanneer de betalende standhouder afwezig of te laat aanwezig is op het evenement, kan zijn/haar deelname geweigerd worden zonder enige terugbetaling van het standgeld.

 

3. ALGEMENE OVEREENKOMSTEN DEELNEMERS
De verantwoordelijke van het evenement en/of de inschrijving kan te allen tijde standhouders toestaan of weigeren, ook zonder daar verdere toelichtingen bij te geven. Ook bewijzen als inschrijvingsformulieren, facturen en betaald standgeld mag niet dienen als bewijs van toelating, na een duidelijke weigering. Een weigering vloeit namelijk enkel voort door overtredingen op voorgaande en onderstaande regels.
Wanneer een deelnemer geweigerd wordt tijdens het evenement door het overtreden van een van onderstaande regels, kan deze gevraagd wordt het gebouw te verlaten, zonder enige vergoeding of terugbetaling van het al overgemaakte standgeld.
De verantwoordelijke van het evenement probeert rekening te houden met de persoonlijke aanvragen van standhouders. Er is echter geen discussie mogelijk, noch voor aanvang van het evenement, noch tijdens Petsotic Expo, over de indeling en richting van de standplaatsen en decoratie.

 

4. PRODUCTEN EN DIENSTEN
Voor aanvang van het evenement wordt gevraagd op het inschrijvingsformulier in te vullen welke producten en / of diensten voorgesteld zullen worden op de gehuurde standplaats. Via mail of telefonisch kan aan de deelnemers gevraagd worden bepaalde producten of diensten van deze lijst te schrappen. Indien tijdens het evenement producten en/of diensten aangeboden worden die niet in regel zijn met de Belgische wet of het Petsotic reglement, kan gevraagd worden deze van de stand te verwijderen, kunnen deze in beslag genomen worden of kan de deelnemer gevraagd worden het gebouw te verlaten, zonder enige vergoeding of terugbetaling van het al betaalde standgeld.

 

5. SCHADE EN EIGEN RISICO
Bij het innemen van de stand en de gehuurde materialen wordt door de standhouder gecontroleerd op schade die al aanwezig was. Indien deze aanwezig is, wordt een evenementenverantwoordelijke erbij gehaald om deze schade te noteren. Wanneer nieuwe schade aangebracht wordt aan het standmateriaal, gehuurd van Petsotic Expo of Fabriekspand Roeselare, wordt de factuur ter herstelling van het materiaal aan de verantwoordelijke standhouder gefactureerd na afloop van het evenement. Het wijzigen, schilderen of eender welke vorm van verandering aan het gehuurde materiaal die onomkeerbaar is wordt gezien als schade aan het materiaal.
Schade aan het persoonlijke materiaal van de standhouder, of verdwijning ervan, is op geheel eigen risico van de standhouder. Petsotic Expo kan hiervoor geen vergoedingen uitdelen. Het is dan ook aangeraden als standhouder een verzekering “alle risico’s” en burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten bij een zelf gekozen verzekeraar.

 

6. STANDEN EN RECLAME
Het is verboden materialen of uithangborden buiten de voorziene standruimte en dus in het gangpad te plaatsen. Dit moet altijd goed begaanbaar blijven voor de bezoekers en de medewerkers van het evenement. Ook het flyeren op andere locaties dan in je eigen gehuurde stand is verboden, tenzij daar nadrukkelijk toelating voor werd gegeven door de verantwoordelijke van het evenement. In de gehuurde standruimte is het uiteraard wel toegestaan reclamematerialen en uithangborden / vaandels / etc. te bevestigen, indien deze geen schade berokkenen aan de gehuurde materialen en deze geen inbreuk hebben op de andere standhouders. Uw standplaats is geen marktkraam en het roepen of spreken door een microfoon om bezoekers aan te spreken en naar u toe te trekken is dus verboden.

Medewerkers van de stand, die dieren hanteren, mensen uitleg verschaffen of producten aanbieden, mogen wél voor de stand en in het gangpad staan, maar dit enkel voor of naast de desbetreffende stand.

 

7. OPENINGS- EN SLUITINGSTIJDEN EVENEMENT
Exposanten met een op voorhand aangevraagde badge kunnen het evenement op de vooraf afgesproken tijdstippen betreden. Het is echter verplicht dat de volledige stand opgebouwd en zichtbaar is voor alle bezoekers zodra het evenement opent (10u00) tot de sluitingstijd van het evenement (18u00). Wanneer standhouders vroeger dan deze sluitingstijd hun stand afsluiten en vertrekken, kan hen gevraagd worden de volledige stand op te ruimen en het gebouw te verlaten. Iedere bezoeker moet de kans krijgen het volledige evenement, waar zij voor betalen, te bezoeken.

 

8. OPRUIMING EN AFVAL
De avond van openingsdag worden alle standen afgebroken. Dit mag vanaf 18u00 (sluitingstijd) en gebeurt door de standhouders zelf. Alle persoonlijke materialen en dieren moeten terug meegenomen worden. Afval dient in de door Petsotic Expo geplaatste containers gedeponeerd te worden, of door de verantwoordelijke van de stand meegenomen te worden uit het gebouw. Wanneer na afloop van het evenement nog afval op stands wordt teruggevonden, zullen schoonmaakkosten naar de verantwoordelijke van de stand gefactureerd worden.
De materialen die door Petsotic Expo zelf of Fabriekspand Roeselare ter beschikking werden gesteld, worden door het team zelf afgebroken. De standhouder heeft hier dus geen enkele verplichting toe.

 

9. DIERENWELZIJN
Petsotic Expo staat voor een hoog dierenwelzijn. Wanneer de verantwoordelijke(n) van het evenement of de beëdigde dierenartsen van dienst opmerken dat een of meerdere dieren niet correct gehuisvest zijn, niet over een juiste voeding of vers drinkwater beschikken of ziek zijn, kan gevraagd worden deze dieren van de stand te verwijderen en deze op een rustigere plaats te plaatsen. Ieder aanwezig dier moet de mogelijkheid hebben zich te verschuilen voor de bezoekers bij een overdosis stress. De standhouder is dan ook niet verplicht op het verzoek van bezoekers die het dier te zien willen krijgen te reageren.

 

10. HUISDIEREN VAN BEZOEKERS
De aanwezige huisdieren, meegebracht door betalende bezoekers, worden in het volledige gebouw toegelaten. De standhouder heeft echter wel het recht een bezoeker met huisdier aan te spreken en zelfs te vragen hun stand te verlaten wanneer dit dier zeer nadelige gevolgen heeft voor de stand of de daar aanwezige dieren.
Aan de ingang worden meegebrachte dieren gecontroleerd door een beëdigd dierenarts. Wanneer toch zieke dieren opgemerkt worden, dient dit meteen gemeld te worden bij een verantwoordelijke in de zaal.

 

11. VERKOOP VAN DIEREN
Het is, gedurende de volledige duur van Petsotic Expo, ook tijdens de opbouw en afbraak van het evenement, strikt verboden levende dieren te verkopen of gratis mee te geven met nieuwe eigenaren. Wij willen ook vragen deze activiteiten niet op de parkeergelegenheden van Fabriekspand Roeselare te laten doorgaan. Wanneer opgemerkt wordt dat er wel verkoop van levende dieren doorgaat tijdens het evenement, zal beide partijen worden gevraagd het gebouw onmiddellijk te verlaten.
Het is echter wel toegelaten om als standhouder reclame te maken voor dieren in opvangcentra die op zoek zijn naar een permanente thuis of opvanggezin. Deze dieren mogen met foto’s, tekst of zelfs in levende lijve aan de bezoekers worden voorgesteld, maar mogen niet tijdens Petsotic Expo naar hun nieuwe eigenaar vertrekken.

 

 

Wij willen erop duiden dat de verantwoordelijke(n) van het evenement dit reglement kunnen wijzigen wanneer wij dit nodig achten, voornamelijk in het voordeel van het dierenwelzijn.